Alli Paasikiven Säätiön tietosuojaseloste

Alli Paasikiven Säätiö on apurahasäätiö, joka tarkoituksensa toteuttamiseksi myöntää hakemusten perusteella apurahoja.

1. Säätiö käsittele apurahatoiminnassa henkilötietoja tietosuoja-asetuksen hyvän tiedonhallinnan periaatteiden ja hyvän henkilötietojenkäsittelytavan mukaisesti.

2. Tietosuoja koskee kaikkia säätiön keräämiä, tallettamia, käyttämiä, käsittelemiä ja luovuttamia henkilötietoja.

3. Tietojen varsinaista käsittelyä tapahtuu hakemuksia arvioitaessa ja apurahojen maksua järjestettäessä sekä tiedotettaessa säätiön tarkoituksen toteutumisesta. Apurahapäätösten teon jälkeen säätiö on tietyin edellytyksin velvollinen ilmoittamaan apurahansaajien henkilötiedot ja apurahojen suuruudet eläkevakuutusyhtiölle ja verottajalle.

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittelyn perusteet ovat suostumus, sopimus ja oikeutettu etu. Tietosuojavaltuutetun tulkinnan mukaan apurahanhakijat voidaan katsoa säätiön asiakkaiksi, joiden henkilötietoja säätiö voi käsitellä oikeutetun edun perusteella.

Sähköisen apurahajärjestelmän kautta lähetetyt tiedot sekä hakemusten arvioinnin aikana syntyneet tiedot käsitellään oikeutetun edun perusteella. Säätiö on määrittänyt sähköisessä hakujärjestelmässä kerättäväksi vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia hakemusten arvioinnissa. Apurahan maksatusta varten kerättävät tiedot käsitellään myös oikeutetun edun perusteella.

Apurahan saajien nimien, rahoitettujen hakemusten otsikoiden, myönnetyn apurahan suuruuden ja apurahan käytöstä laaditun raportin julkaiseminen säätiön verkkosivuilla sekä mahdollinen tietojen siirto kolmannelle osapuolelle perustuu suostumukseen, joka on hankittu ja hankitaan apurahahaun yhteydessä sekä myöntämisen jälkeen ennen apurahan maksamista.

Sähköisen apurahajärjestelmän käytössä ja apurahojen maksatustietojen käsittelyssä säätiö on huolehtinut henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla sen, että vain oikeutetut henkilöt pääsevät tietoja käsittelemään ja että tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin arvioinnin tekemiseksi on tarpeen.

Tietojen säilyttäminen

Säätiö on linjannut, että rekisterinpitäjänä säätiö säilyttää apurahan saaneiden henkilöiden kaikkia sähköisen hakujärjestelmän kautta toimitettuja hakemustietoja viiden (5) vuoden ajan alkaen apurahan myöntämisvuoden lopusta alkaen. Muiden hakemusten tietoja säilytetään yhden (1) vuoden ajan hakemusvuoden lopusta alkaen.

Apurahan saaneiden hakijoiden hakemustietojen säilyttämisen perusteena on monivuotisten hankkeiden rahoitus, yhdenmukaisen arvioinnin varmistaminen sekä apurahojen käytön seuranta. Hakijoiden tietojen säilyttämisen perusteena on hakijoiden palvelu ja hakemusten arvioinnin seuranta. Säilytysajan päättymisen jälkeen tiedot poistetaan. Säätiö säilyttää säilytysajan päättymisen jälkeenkin apurahan saajilta saamansa suostumuksen perusteella tiedot apurahan saajien nimistä, hakemusten teemoista ja myönnetyistä määrärahoista säätiön verkkosivuilla.

Tietojen hävittäminen

Edellä mainitun säilytysajan päättymisen jälkeen rekisteröidyt tiedot hävitetään.

Tietojen elinkaaren hallinta

Säätiön apurahaprosessi tulee vierille säätiön hallituksen hyväksyttyä apurahahaun alkamista koskevan ilmoituksen. Ilmoitus julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja tarvittaessa myös muissa medioissa.

Apurahahakemukset lähetään sähköisen apurahajärjestelmän kautta. Apurahahaun päättymisen jälkeen arvioitsijat tutustuvat apurahahakemuksiin henkilökohtaisilla ja salasanoin suojatuilla tunnuksillaan. Säätiön työvaliokunta tekee arvioinnin perusteella hallitukselle ehdotuksen rahoitettavista hankkeista. Arvioinnin pohjana on hankkeen sopiminen säätiön painopisteisiin, hankkeen innovatiivisuus, hakijan kyky toteuttaa hanke ja rahoituksen tarve.

Työvaliokunta tutustuu apurahakemuksiin. Säätiön hallitus päättää apurahoista työvaliokunnan ehdotuksen perusteella. Valiokunnan ehdotukseen hallitukselle sisältyy ainoastaan tieto hakijoiden nimistä, hakemusten teemoista ja ehdotetusta myöntösummasta. Hallituksen päätös sisältään tiedon apurahan saajien nimistä, rahoitettujen hankkeiden teemoista ja myöntösummista.

Tietopyyntöihin ja oikaisupyyntöihin vastaaminen

Rekisteröity voi lähettää tietopyynnön tai oikaisupyynnön säätiön asiamiehelle sähköpostilla. Asiamies vastaa itsenäisesti rekisteröityjen tai tietosuojavaltuutetun pyyntöihin ja vaatimuksiin rekisteriensä sisältöä koskien. Mikäli kyse on periaatteellisesta linjauksesta, asiamies vie tietopyynnön säätiön hallituksen käsittelyyn.

Säätiö ei luovuta arvioitsijoiden tai lausunnon antajien kommentteja eikä sisäiseen käyttöön laadittuja arviointeja apurahan hakijoille.

Apurahamyöntöjen sähköinen julkaiseminen

Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan suosituksen mukaisesti Alli Paasikiven Säätiö julkaisee apurahansaajiensa nimet kotisivuillaan. Kyseessä on yleisen edun toteuttaminen: yhteiskunnan täytyy saada tietää, mihin säätiöt omaisuuttaan käyttävät.  Apurahansaajien nimien ja hankkeiden otsikoiden julkaisemisen tarkoitus on kertoa säätiön toiminnasta ja alan kehittämisestä. Apurahansaajien nimien julkistamisella ehkäistään myös epäilyksiä niin säätiöiden lähipiirien suosimisesta kuin liian suppeasta yleishyödyllisyydestä.

Suosittele meitä

Jätä yhteystietosi, otamme sinuun yhteyttä!